چگونه یک سرنامه بنویسیم

سخن سردبیر   editorial   مجله دانشگاه علوم پزشکی رفسنجان   دوره یازدهم، شماره چهارم ، مهر و آبان 1391، 300-299     چگونه یک سرنامه بنویسیم   how to write a covering letter     محسن رضائیان [1]   m. rezaeian مقالاتی که به منظور بررسی و چاپ به مجلات علمی- پژوهشی ارسال می گردند، باید همراه با نامه آغازینی باشند که معمولاً به آن سرنامه یا covering letter می گویند. این نامه که خطاب به سردبیر مجله مورد نظر نوشته می شود، در برگیرنده نکات بسیار مهمی است که نویسندگان در خصوص مقاله خود باید به آن ها اشاره نمایند. توضیح دقیق این نکات به بررسی صحیح تر، دقیق تر و سریع تر مقاله خواهد انجامید. مهم ترین نکاتی که نویسندگان باید در سرنامه خود به آن اشاره نمایند، عبارتند از: 1. نوع مطالعه و قسمتی از مجله که این مقاله برای آن تهیه شده است. مقالات به انواع گوناگونی تقسیم می گردند. اما شاید از یک دیدگاه بتوان مقالات را به پنج نوع مهم: نامه به سردبیر ( letter to the editor )، گزارش مورد یا گزارش موارد ( case report/series )، مقالات مروری ( review article )، مقالات پژوهشی ( research article ) و ادیتوریال ( editorial ) تقسیم نمود. چنانچه نویسندگان یک مقاله در سرنامه خود به نوع مقاله اشاره نمایند، مقاله مورد نظر، مراحل بررسی و تخصیص اولیه خود را به سرعت و سهولت بیشتری پشت سر خواهد گذاشت. 2. توضیح در خصوص اصیل بودن ( originality ) مقاله و ذکر این نکته که آیا مقاله ی دیگری که به هر نحو مرتبط با مقاله حاضر باشد، توسط نویسندگان، همزمان به مجله دیگری ارسال شده است و یا اینکه آیا نویسندگان، مقاله مرتبطی را قبلاً در مجله دیگری به چاپ رسانیده اند. گاهی اوقات این امکان وجود دارد که اعضای یک تیم تحقیقاتی، از یک کار پژوهشی بزرگ خود، بیشتر از یک مقاله تهیه نمایند، در این صورت ،آن ها باید علاوه بر این که در متن مقالات تهیه شده به این نکته مهم اشاره می نمایند، در سرنامه خود نیز به سردبیر مجله مورد نظرشان اعلام کنند که مقاله حاضر با کدام مقاله قبلی و یا احتمالاً بعدی آن ها ارتباط پیدا می نماید. 3. توضیح در خصوص میزان مشارکت ( contribution )، با توجه به مسائل و مشکلاتی که تحت عنوان مناقشه و یا جر و بحث نویسندگی ( authorship dispute ) رخ داده و معمولاً گریبان اغلب مجلات را می گیرد، ضروری است که نویسنده مسئول، از همان ابتدا ذهن سردبیر را نسبت به میزان مشارکت دقیق هر یک از نویسندگان مقاله روشن نماید و در این خصوص توضیحات لازم را در سرنامه ارائه کند. ذکر این توضیحات دقیق، باعث اطمینان خاطر سردبیر خواهد شد که تمامی نویسندگان، حائز شرایط نویسندگی بوده و احتمالاً نام نویسنده ای نیز از قلم نیفتاده است. به علاوه، در صورت پدید آمدن هر گونه مناقشه نویسندگی در آینده، سردبیر می تواند با استناد به مطالب مندرج در سرنامه، نسبت به حل و فصل مناقشه ایجاد شده، اقدام نماید. 4. توضیح در خصوص اینکه آیا تمام نویسندگان متن نهایی مقاله را مورد مطالعه و تأیید خود قرار داده اند. از آن جایی که به هنگام تهیه یک مقاله و قبل از ارسال آن به مجله، ممکن است نسخه های اولیه مورد تجدید نظر و اعمال تغییرات قرار گیرند، ضروری است که نسخه نهایی مقاله قبل از ارسال به مجله، توسط تمامی نویسندگان مطالعه و تأیید شود. این نکته سبب خواهد شد تا نه تنها نسخه صحیح و عاری از خطایی به مجله ارسال گردد، بلکه از بروز مشکلات بعدی، نظیر مخالفت یکی از نویسندگان با مطالب مندرج در مقاله نیز جلوگیری می نماید. 5. نام، نام فامیل، آدرس دقیق و شماره تلفن ثابت و همراه، شماره دورنگار و پست الکترونیکی نویسنده رابط ( corresponding author )، از نکات بسیار مهمی است که در سرنامه باید به آن اشاره گردد. این جزئیات، برای مکاتبات و تماس های بعدی بسیار ضروری بوده و سبب خواهد شد تا مراحل بررسی اولیه و داوری یک مقاله و نتایج حاصل از آن ها به سهولت بیشتری در اختیار نویسنده رابط قرار گیرد. متأسفانه، شواهد موجود نشان می دهند که بسیاری از مقالات، صرفاً به خاطر عدم ارائه دقیق آدرس و شماره تلفن تماس و پست الکترونیکی یا به کندی مراحل بررسی خود را پشت سر می گذارند و یا اینکه بطور کلی از گردونه بررسی خارج می شوند. 6. احتمال وجود هرگونه تعارض در منافع ( conflicts of interest ) از طرف هر یک از نویسندگان، نکته بسیار مهم دیگری است که می باید در سرنامه به آن اشاره نمود. از آنجایی که تعارض در منافع، چه در شکل اقتصادی آن مانند وابستگی اقتصادی به یک شرکت دارویی و چه در شکل غیر اقتصادی آن نظیر نگرش های ایدئولوژیک نویسندگان، می تواند تأثیر بسیار زیادی بر یافته های یک مطالعه داشته باشد، ضروری است تا نویسندگان به احتمال وجود هرگونه تعارض در منافع اشاره نموده و به سردبیر اجازه دهند تا میزان تأثیر این قبیل تعارضات را شخصاً برآورد نماید. 7. بالاخره، ضروری است که در انتهای سرنامه، کلیه نویسندگان نسبت به امضاء نامه اقدام نمایند تا جنبه رسمی آن حفظ گردیده و مطالب مندرج در آن، مهر تأیید نویسندگان را به همراه داشته باشد. از آنجایی که نوشتن سرنامه برای نویسندگان ایرانی به ویژه به منظور ارسال مقالات فارسی به مجلات داخلی هنوز به شکل یک عادت حسنه در نیامده است، توصیه می شود تا نویسندگان محترم و فرهیخته برای جامه عمل پوشاندن به این نکته بسیار مهم و ارزشمند، از هیچ کوششی دریغ ننمایند 1- استاد گروه آموزشی پزشکی اجتماعی، دانشکده پزشکی، دانشگاه علوم پزشکی رفسنجان تلفن: 5234003-0391، دورنگار: 5225209-0391، پست الکترونیکی: [email protected]